پس از آن که شرکت تان را ثبت می کنید ممکن است به دلایل مختلفی نیاز به ثبت تغییرات شرکت داشته باشید. تغییرات اعمال شده باید به شکل قانونی انجام و ثبت گردد در غیر این صورت فاقد اعتبار خواهد بود.
تغییرات شرکت
به نقل از وب سایت موسسه ثبتی ثبت یاب، هرگونه تغییرات در ساختار شرکت باید از طریق فرآیندی که اداره ثبت اعلام کرده است در اداره ثبت شرکتها ثبت شود که به این فرآیند ثبت تغییرات شرکت گفته می شود. حال این تغییرات ممکن است مربوط به موضوع فعالیت شرکت، عنوان و یا نام آن باشد. همچنین موارد زیاد دیگری هم در شرکت ها هست که می تواند دچار تغییرات ریزو درشت شود که فرقی نمی کند و هر تغییراتی باید اعمال شود.
یکی از تغییرات بزرگی که احتمال دارد برای شرکت ها پیش بیاید، انحلال شرکت است که خودش می تواند دلایل مختلفی داشته باشد. تغییر مدیر عامل، محل کار و یا تغییر اعضای هیات مدیره هم برای بسیاری از شرکت ها اتفاق می افتد.
تمامی موارد گفته شده باید به صورت رسمی ثبت شود تا در مراحل بعدی فعالیت تان دچار مشکلی نشوید. منظور از ثبت رسمی تشکیل جلسه لازم، تنظیم صورتجلسه و ثبت قانونی آن است.
مدارک لازم برای ثبت تغییرات شرکت
بسته به نوع شرکت و نوع تغییرات لازم مدارک می تواند قدری متفاوت باشد. با این حال معمولا برای ثبت تغییرات مدارک زیر لازم است:
- کپی برابر با اصل از مدارک همه شرکای جدید لازم است.
- در مورد افرادی که خارج می شوند اصل مدارک شناسایی لازم است. ضمنا این افراد باید در دفاتر اداره ثبت شرکت ها حضور یابند.
- باید لیستی از همه شرکا و میزان سهام هر یک آماده شود.
- یک کپی از روزنامه آخرین تغییرات شرکت و نیز تغییرات هیات مدیره باید ارائه دهید.
- کپی از اساسنامه شرکت هم مورد نیاز است.
- در صورتی که قرار است شرکت منحل شود همه شرکا و مدیر باید حضور داشته باشند.
مراحل ثبت تغییرات شرکت
ابتدا باید مشخص کنید که چه نوع تغییری قرار است در شرکت رخ دهد؟ پس از آن باید تغییر گفته شده را صورتجلسه کرده و ثبت نمایید. اما چگونه؟
در این مرحله افراد زیادی به این فکرمی افتند که خودم هم می توانم ثبت تغییرات را انجام دهم؟ پاسخ بله است به شرط این که وقت و تجربه کافی داشته باشید. هر گونه اشتباه در وارد کردن اطلاعات یا پشت سر گذاشتن مراحل ممکن است بعدا شرکت را دچار مشکلاتی کند.
- اولین قدم این است که به سامانه http://irsherkat.ssaa.ir وارد شوید. این سامانه همان طور که می دانید مربوط به اداره ثبت شرکت ها می باشد.
- اکنون در وب سایت گفته شده اطلاعات لازم را وارد نموده و مدارک مورد نیاز را هم بارگذاری کنید.
- مدارکی که توسط سامانه مشخص می شود را از طریق پست به اداره ثبت بفرستید.
- در مرحله بعدی باید به این اداره مراجعه کرده، هزینه های لازم را پرداخت کرده و امور مشخص شده را پیگیری کنید.
- هزینه مربوط به روزنامه رسمی را پرداخت کنید.
- در صورتی که تمامی مراحل به درستی طی شود، آگهی شما چاپ خواهد شد.
تغییراتی که الزاما باید ثبت شود
برخی تغییرات جزئی در شرکت ممکن است نیاز به ثبت نداشته باشد. موضوع بحث ما درباره تغییراتی است که الزاما باید ثبت گردد. این تغییرات عبارتند از:
- تغییر در اساسنامه
- تغییر آدرس شرکت
- تمدید مدت فعالیت شرکت
- انحلال شرکت (حتی اگر انحلال به دلیل اتمام مدت فعالیت شرکت باشد.)
- موارد مربوط به تفریغ حساب و یا تبدیل و خروج شرکاء
- تغییر نام شرکت
- نقل و انتقال سهام شرکت
- تغییرات در مدیر یا مدیران
- و برخی موارد دیگر
جلسات لازم قبل از ثبت تغییرات
ابتدا لازم است بر سر تغییرات توافق شده و صورتجلسه مربوط به آن ها آماده شود. ابتدا بسته به نوع تغییری که ایجاد می شود باید جلسات مجمع عمومی عادی، فوق العاده و یا هیات مدیره تشکیل شود. پس از آن صورتجلسه لازم تنظیم شده و به امضای همه شرکا می رسد. در مراحل بعدی هم کار ثبت تغییرات طبق آن چه توضیح داده ایم انجام خواهد شد.
مثال هایی از دیگر تغییرات شرکت ها
در این قسمت با ذکر چند مثال سعی می کنیم چگونگی و نحوه ثبت برخی تغییرات شرکت ها را بیشتر توضیح دهیم.
عوض کردن تابعیت شرکت
تغییر تابعیت یکی از تغییراتی است که می تواند برای شرکت ها پیش بیاید. همان طور که می دانید شرکت ها شخصیت حقوقی دارند و در نتیجه نیاز به داشتن تابعیت هم دارند. البته دقت کنید که در مورد شرکت های سهامی، چنین اختیاری وجود ندارد ولی شرکت های مسئولیت محدود، می توانند تغییر تابعیت شرکت را در یک جلسه با حضور شرکاء پیش برده و سپس در سامانه ثبت شرکت ها، ثبت نمایند.
تغییر سرمایه و سهام شرکت
در این جا هیات رئیسه تصمیمات لازم را می گیرد. اگر می خواهید سهام و سرمایه شرکت تان را افزایش دهید باید جلسه ای با حضور هیات مدیره برگزار کنید تا تصمیمات لازم اخذ شود. هیات مدیره بسته به شرایط و نیاز یا عدم نیاز به انجام این کار، تصمیمات لازم را خواهد گرفت. اگر بر انجام این کار موافقت شود باید یک گزارش مالی از ابتدای سال ارائه دهید. پس از آن بازرسان بررسی های لازم را انجام داده و نظرشان را به هیات مدیره اعلام می کنند.
پس از این که توافق های لازم انجام گرفت اگر هیات رئیسه موافق بود باید تغییر را در روزنامه های کثیرالانتشار چاپ نمایید تا سهام جدید شرکت به فروش گذاشته شود.
در صورتی که شرکت تان سهامی عام است باید آگهی در روزنامه های معتبر چاپ شده و سپس سهام به فروش گذاشته شود. پس از آن از سهامداران بدون نام درخواست می شود که در زمان مشخص شده برای دریافت گواهینامه مربوط به سهام شان اقدامات لازم را انجام دهند.
